photoshoot

Comment organiser une séance photos pour des portraits d’équipe ?

Une récente séance photos d’une journée entière dans les locaux d’un client a donné lieu à une belle série de portraits, en grande partie grâce à l’excellent soutien de l’organisateur. J’ai pensé qu’il pourrait être utile à d’autres personnes chargées d’organiser des séances photos similaires de passer en revue quelques bonnes pratiques.

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Préparation de la séance photo

N’attendez pas le dernier moment pour sélectionner et briefer un photographe. Vous avez besoin de temps pour être sûr d’avoir trouvé le bon professionnel, et il ou elle a besoin de temps pour comprendre vos objectifs et vos besoins en détail, afin de planifier et de préparer la séance.

Dans le cas présent, mon client m’a contacté deux semaines à l’avance. Nous avons discuté de la disponibilité et du prix, bien sûr. Mais surtout, nous avons clarifié les points clés pour lui permettre de planifier la journée avec les membres de l’équipe, et faciliter les décisions concernant mon équipement et mon approche :

  • Le timing – De combien de temps aurions-nous besoin pour chaque personne ? Les 21 sujets étaient des cadres supérieurs avec des agendas chargés, il fallait donc prévoir une certaine souplesse, et je voulais être sûr d’avoir suffisamment de temps pour rencontrer chaque personne avant de commencer à la photographier. Nous avons convenu de prévoir un créneau de 20 minutes par sujet, ce qui s’est avéré confortable.

  • Style et ambiance – Nous avons opté pour le terme “professionnel, mais ouvert et accessible”, qui résume le mieux l’image que nous voulions donner à nos portraits.

  • Cadrage – Nous avons convenu que je devais m’efforcer de fournir quatre portraits ‘tête-épaules’ par personne et, si possible, quelques portraits ‘moitié du corps’ également, tous pris en orientation portrait (verticale).

  • Fond – Le client a demandé un fond noir uni.

  • Lieu – Le client a réservé une grande salle de conférence pour le jour de la séance. Nous avons organisé un appel vidéo quelques jours auparavant, et je suis reconnaissant à mon client de m’avoir montré la salle. Elle était certainement assez grande, mais ils devaient déplacer certains meubles pour créer un espace ouvert d’environ quatre mètres sur quatre.

Mise en place et séance d’essai

N’oubliez pas de prévoir une demi-heure pour l’installation du photographe. J’ai apporté une seule lampe de studio avec un parapluie-réflecteur, un réflecteur d’ombre autonome et une grande toile de fond avec des supports et un rail.

Il m’a fallu plus ou moins vingt minutes pour tout installer et positionner, mais je n’étais toujours pas prêt pour le premier sujet. J’ai d’abord invité l’organisatrice elle-même à poser pour une courte série de photos d’essai. Cette étape est cruciale. Elle m’a permis d’affiner les réglages, la position et l’angle de mon éclairage, et de revoir les photos d’essai avec la cliente elle-même pour m’assurer que les cadrages lui donneraient les images dont elle avait besoin.

Mettre les sujets à l’aise

L’organisateur avait briefé chaque personne pour qu'il-elle sache plus ou moins à quoi s’attendre. Ceci, combiné à un programme relativement détendu, m’a donné le temps d’entamer une conversation avec chaque personne avant de commencer à les photographier. Ils étaient donc tous assez à l’aise devant l’appareil photo – même ceux qui ont trouvé la séance un peu stressant. Personne n’a pleuré ou ne s’est enfui, et certains ont manifestement pris plaisir à poser. J’ai été impressionné par le nombre de personnes qui ont exprimé une réelle gratitude envers l’organisateur pour avoir organisé la séance.

How to organise a photoshoot for team headshots

A recent full-day photoshoot at a client’s premises produced a great series of headshots, in large part thanks to excellent support from the organiser. I thought it might be helpful to others tasked with arranging similar shoots to run through some of the key good practices.

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Preparation for the shoot

Don’t leave it till the last moment to select and brief a photographer. You need time to be sure you’ve found the right one, and he or she needs time to understand your goals and requirements in detail, in order to plan and prepare the shoot.

In this case, my client contacted me a full two weeks in advance. We discussed availability and price, of course. But more importantly we clarified the key points that would enable her to plan the day with team members, and allow me to make decisions about my equipment and approach:

  • Timing – How much time would we need for each person? The 21 subjects were senior staff with busy agendas, so we had to allow for some flexibility, and I wanted to be sure that I’d have enough time to actually meet each person before I started photographing them. We agreed to allow a 20-minute slot per subject, and this turned out to be comfortable.

  • Style and mood – We settled on ‘professional, but open and approachable’ as the best summary of the image we wanted the headshots to project.

  • Framing – We agreed that I should aim to deliver four head and shoulders portraits per person, and where possible a couple of half-body ones as well, all shot in portrait (vertical) orientation.

  • Background – The client asked for a plain black background.

  • Location – They booked a large conference room for the day of the shoot. We arranged a video call a few days before, and I was grateful to my client for showing me the room. It was certainly large enough, but they would need to move some furniture to create an open space of about four metres by four metres.

Set-up and test shoot

Remember to allow up to half an hour for the photographer to set up. I brought a single studio light with an umbrella reflector, a standalone fill-shadow reflector, and a large cloth backdrop with stands and rail.

It took me about twenty minutes to get everything set up and positioned, but I still wasn’t ready for the first subject. First, I invited the organiser herself to pose for a short series of test shots. This is a crucial step. It allowed me to fine tune the settings, position and angle of my strobe light, and to review the tests shots with the client herself to be sure that the framings would give her the images she needed.

Relaxing the subjects

The organiser had briefed each subject to know more or less what to expect. This, combined with the relatively relaxed schedule, which gave me time to start up a conversation with each person before I began to shoot them, meant that they were all pretty comfortable in front of the camera – or, for the couple who obviously found the whole thing a bit stressful, at least more comfortable than they would otherwise have been. No one wept or ran away, and a number clearly enjoyed posing. I was impressed by how many expressed real gratitude to the organiser for arranging the shoot.